Kennen Sie das auch? Zu Beginn der Angebotserstellung rennen alle hektisch los, um voller Motivation die ersten Dinge zu erledigen. Aber schon am Folgetag hat uns das Tagesgeschäft wieder vollständig im Griff und das Angebotsprojekt bleibt auf der Strecke – bis plötzlich die Abgabefrist des Angebots oder der Ausschreibung vor der Tür steht. Dieser Blogartikel verrät Ihnen, was Sie als Vertriebsmitarbeiter, Bid Managerin oder Angebotsprojektleiter tun können, damit Ihnen das bei einer Angebotserstellung nicht passiert.
Sind wir doch mal ehrlich – bei größeren Angeboten haben die meisten Unternehmen das Problem, dass am Anfang zwar alle schnell losrennen und ganz motiviert die ersten Angebotstexte schreiben, Konzepte erstellen und Inhalte der Angebotsvorlage ausfüllen, dann aber ganz plötzlich das Tagesgeschäft wieder über dem Team zusammenbricht. Irgendwann kommt dann der Moment, an dem klar wird: Sh*t, bald ist ja schon Abgabefrist. Getreu dem Motto: „Ich habe so lange ein Motivationsproblem, bis ich ein Zeitproblem habe“ – nur unter etwas anderen Voraussetzungen, weil es schließlich immer viele andere wichtige Dinge sind, die uns davon abhalten, am Angebot zu schreiben.
Dieser Effekt ist auch als „Badewanneneffekt“ bekannt. Denn wenn Sie das Aktivitätslevel auf einer Matrix über die Zeit der Angebotserstellung hinweg abbilden, entsteht exakt die Form einer Badewanne. Am Anfang ist die Aktivität der Angebotserstellung hoch – dann folgt eine Phase geringer Aktivität – am Ende ist sie wieder sehr hoch. Leider ist dann keiner Zeit mehr übrig zur eigentlichen Angebotsoptimierung. Das Ergebnis: Erfolgreiche Angebote schreiben viel zu oft nur die anderen.
Was können wir tun, um den „Badewanneneffekt“ bei der Angebotserstellung zu vermeiden?
Der erste und auch wichtigste Tipp zur Angebotserstellung ist, einen zentralen Qualitäts-Meilenstein zur Mitte der Zeit einzuplanen. Ein solcher „Midpoint Review“ oder auch „Zentraler Qualitäts-Review“ sorgt dafür, dass zur Mitte der Angebotserstellungszeit eine Sichtbarkeit des Angebotes in der Tagesarbeit vorhanden ist. Zudem sollte mit diesem Review auch eine Erwartungshaltung verbunden sein, welche Bestandteile bis hierhin im Prozess der Angebotserstellung auf jeden Fall vorliegen sollten.
Im Bereich der öffentlichen Ausschreibungen könnte das beispielsweise eine komplett vollständige Liste der Formerfordernisse und Mindestkriterien für ein Angebot sein. Denn: zum einen läuft irgendwann rund um diesen Zeitpunkt die Frist für Bieterfragen ab, zum anderen hat man dann noch genügend Zeit, die noch fehlenden Dinge für das Angebot zu organisieren. Fällt einem erst kurz vor der Abgabe des Angebots auf, dass die dritte, entscheidende Referenz, die dazu führt, dass man die Eignungskriterien erfüllt, leider nur 80 statt 100 Tage umfasst, dann ist das ein Problem. Dieses Problem bei der Angebotserstellung führt möglicherweise dazu, dass ein ganzes Team mehrere Wochen umsonst an einem Angebot für eine Ausschreibung gesessen hat.
Eine Lösung für den Badewanneneffekt und viele weitere Erkenntnisse und Tipps verrate ich Ihnen in meinem Buch „Öffentliche Ausschreibungen gewinnen“, das seit Ende 2021 in jeder Buchhandlung erhältlich ist. Klicken Sie auf den Button, wenn Sie mehr wissen möchten.
Was passiert, wenn Nichts passiert?
Aber auch unabhängig von öffentlichen Ausschreibungen ist es wichtig, zur Mitte der Zeit der Angebotserstellung einen ersten Strukturentwurf mitsamt der dazugehörigen Schätzung parat zu haben. Im Unternehmensumfeld sollte an einem solchen Vorgang der Angebotserstellung auch immer ein Eskalationsprozess hängen. Denn die zentrale Frage ist ja wie in so vielen Dingen: was passiert, wenn nichts passiert?
Es sollte also innerhalb des Teams eine frühzeitige und klare Erwartungshaltung dazu geben, welche Folgen drohen, wenn dieser Meilenstein der Angebotserstellung nicht eingehalten wird. Das bedeutet nicht, dass zwingend jemand „einen auf die Finger bekommt“ – Eskalation im positiven Sinne heißt stattdessen, dass frühzeitig und erwachsen eine Entscheidung getroffen werden kann, wie man mit einer solchen Situation umgeht. Und eine dieser möglichen Entscheidungen kann natürlich sein, zu sagen: „Wir machen weiter wie bisher.“ Aber auch dann ist es eben eine bewusst getroffene Entscheidung und keine zufällig sich ergebende Folge im Prozess der Angebotserstellung.
Außerdem: selbst bei Einzelarbeiten im privaten Umfeld oder im persönlichen Marketing versuche ich mich an diesen Prozess zu halten. Wann immer ich eine Deadline für einen Fachartikel oder ein Angebot bei einem meiner Kunden oder Ansprechpartner erhalte, vereinbare ich mit mir selbst einen ersten Entwurf zur Mitte des Zeitpunkts. In diesem ersten Exemplar habe ich zwar meistens noch nicht den Fließtext ausformuliert, er lässt aber einen Schluss zu, wie sehr ich mich „on track“ befinde und ob ich möglicherweise schnell anders priorisieren muss, um nicht am Ende in die Last-Minute-Chaos-Falle zu tappen.
Sicherlich gibt es auch noch weitere Frühindikatoren für Angebote, die aus dem Zeitplan laufen, und auch schon vor dem „Midpoint Review“ Warnlampen aufleuchten lassen sollten. Aus pragmatischen Gründen halte ich ihn aber persönlich für das wichtigste Werkzeug im Rahmen des Angebotsprozesses, wenn es um die Erstellung von Prosa-Angeboten für erklärungsbedürftige Produkte geht.
Ihr Angebotsprozess kann ein Update vertragen? Dann tragen Sie sich hier in meinen Kalender ein, um in einem unverbindlichen 15-Minuten-Gespräch die Rahmenbedingungen zu besprechen.
Viel Erfolg beim Erstellen des nächsten Angebotes wünscht Ihnen Ihr Patrick Hofstadt!
