Der Prüfprozess öffentlicher Auftraggeber

Der Prüfprozess öffentlicher Auftraggeber

Der Prüfprozess öffentlicher Auftraggeber 1400 788 Patrick Hofstadt

Wie Sie durch die Kenntnis des vierstufigen Prüfungsprozess öffentlicher Auftraggeber Arbeit sparen und Frust vermeiden.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie öffentliche Auftraggeber eingehende Angebote auswerten und warum inhaltlich noch so gute Angebote keine Chance auf den Zuschlag haben, wenn Sie andere Faktoren nicht berücksichtigen.

Öffentliche Auftraggeber werten Ihre Angebote in einem vierstufigen Bewertungsprozess. Dieser hat die folgenden Stufen:

  1. Formelle und inhaltliche Ausschlussgründe
  2. Eignung der Bieter
  3. Preisangemessenheit der Angebote und
  4. Vergleichende wirtschaftliche Bewertung 

Sie sehen also: Egal wie gut ihr Angebot auf der inhaltlichen Wertebene ist und egal wie viel Qualität Sie in ihren Texten kommunizieren, Sie müssen zunächst durch einige andere Türen gehen. Und öffnen sich diese nicht, wird Ihr Angebot schlicht und einfach nicht zur abschließenden Wertung zugelassen.

Abbildung: Vierstufiger Prüfprozess bei öffentlichen Ausschreibungen: Egal wie gut ihr Angebot auf der inhaltlichen Wertebene ist, Sie müssen auch die äußere Form zwingend beachten.

Doch was prüfen öffentliche Auftraggeber in den einzelnen Punkten ganz genau?

Folgend werden die vier Stufen, welche bei öffentlichen Auftraggebern maßgeblich sind im Detail beschrieben.

1. Formelle und inhaltliche Ausschlussgründe

Hier prüft der öffentliche Auftraggeber zunächst, ob das Angebot fristgemäß und vollständig eingegangen ist. Ein häufiger Fehler war hier früher, dass Bieter den beigefügten und zwingend zu verwendenden Kennzettel vergessen haben aufzukleben oder dass das Angebot schlicht zu spät beim öffentlichen Auftraggeber abgegeben wurde. In Zeiten digitaler Vergabeverfahren passiert das nicht mehr allzu häufig. Dennoch können – neben der nicht mehr möglichen Abgabe aufgrund eines „geschossenen“ Vergabeportals – immer noch eine ganze Reihe von anderen Fehlern auftreten. Zum Beispiel fehlende Unterschriften oder fehlerhafte Preisangaben. Planen Sie daher immer genügend Puffer ein, damit das Angebot rechtzeitig hochgeladen werden kann und von Ihnen auch noch einmal auf Herz und Nieren geprüft werden kann. Mein persönlicher Tipp: Das Angebot sollte 24 Stunden vor Fristende bei der Vergabestelle vorliegen, bei elektronischer Abgabe spätestens zwölf Stunden vorher.

2. Eignung des Bieters

Hier prüft der öffentliche Auftraggeber die finanzielle, technische oder wirtschaftliche Eignung ab. Dies ist der Bereich, in dem Sie zum Beispiel Referenzen und vergleichbare Leistungen nachweisen oder einen Mindestumsatz beim öffentlichen Auftraggeber vorweisen müssen. Die Eignungsprüfung bezieht sich dabei nur auf die sogenannten Eignungskriterien. Es geht im Kern darum herauszufinden, ob ein Bieter ganz generell zuverlässig, fachkundig und leistungsfähig für den öffentlichen Auftraggeber ist. Während früher an dieser Stelle vielfach noch Kopien von Nachweisen eingereicht werden mussten, beispielsweise Nachweise über geleistete Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge, können Bieter heute diese Fragen vielfach über sogenannte Eigenerklärungen beantworten. Erst im Falle eines Zuschlags müssen die entsprechenden Dokumente dann dem öffentlichen Auftraggeber nachgereicht werden. Erst nach dem erfolgreichen Prüfen der „Eignung“ erfolgt dann die nächste Wertungsstufe.

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3. Preisangemessenheit der Angebote

In dieser Wertungsstufe werden bei den noch im Prüfprozess verbleibenden Angeboten unangemessen niedrige Angebotspreise ausfindig gemacht. Hier gelten je nach Vergabeart und Umfeld verschiedene Regeln. Sollte Ihr Angebot aber aus der als üblich definierten Range herausfallen, haben sie im Regelfall die Möglichkeit, dem öffentlichen Auftraggeber darzustellen, wie Sie zu Ihrem Preis gekommen sind. Hintergrund dieser Regelung ist, dass öffentliche Auftraggeber vermeiden wollen, dass Unternehmen sich einen Auftrag zu günstig einkaufen und später beispielsweise Insolvenz anmelden müssen.

4. Vergleichende wirtschaftliche Bewertung

Erst auf der vierten und letzten Wertungsstufe prüft der öffentliche Auftraggeber das für den Zuschlag vorgesehene Angebot anhand der vorab bekanntgegebenen Zuschlagskriterien. Erst hier werden also die Leistungspunkte vergeben und erst hier wird Ihr Angebot inhaltlich vom öffentlichen Auftraggeber ausgewertet.

Sie sehen also: Ein gutes Angebot, das der Form an anderer Stelle nicht genügt, hat keine Chance auf den Zuschlag eines öffentlichen Auftraggebers– so ärgerlich dies im Einzelfall auch sein mag. Setzen Sie sich also früh genug mit den speziellen Regelungen der öffentlichen Vergabe auseinander. Der QBC-Blog bietet Ihnen dazu einen ersten Einstieg. Sollten Sie sich intensiver mit dem Themenfeld öffentliche Vergabe auseinandersetzen wollen, nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt mit mir oder meinem Team auf.

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