Bei der Beteiligung an einer öffentlichen Ausschreibung waren Sie selbst überzeugt von den qualitativen Aspekten, die Ihr Angebot zu bieten hatte und waren dementsprechend verwundert, dass Sie den Auftrag nicht ergattern konnten? Leider ist genau dieses Phänomen keine Seltenheit. Unternehmen, die in Ihrem Fach hervorragende Arbeit leisten, schaffen es im Rahmen der Vergaberegeln einer Ausschreibung nicht immer, diese Kompetenzen dem öffentlichen Auftraggeber erfolgreich zu vermitteln. Im folgenden Artikel erläutern wir Ihnen, was Sie wissen sollten, um künftig erfolgreicher an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen und öffentliche Ausschreibungen zu gewinnen.
Öffentliche Ausschreibungen sind wie ein Zauberwürfel – wenn man weiß, wie es geht, ist es ganz leicht
Wenn Sie sich zum ersten Mal mit öffentlichen Ausschreibungen beschäftigen, mag Ihnen das Ganze wie ein Buch mit sieben Siegeln vorkommen. Trotzdem ist es wichtig, bestimmte Zusammenhänge und Regeln zu kennen – denn diese definieren gleichsam die Spielregeln. Und wie in jedem guten Spiel ist der- oder diejenige im Vorteil, die die Spielregeln besser kennt und umsetzt als die Konkurrenz. Folgende Regeln und Zusammenhänge sollten Sie kennen:
Abhängig davon, ob es sich um eine öffentliche Ausschreibung, d.h. um einen nationalen Prozess handelt, oder um ein europaweites Vergabeverfahren z.B. ab einem Vergabeschwellenwert von 214.000 Euro für Liefer- oder Dienstleistungen, ergeben sich unterschiedliche Rahmenbedingungen für den Bieter. Ab dem Schwellenwert wird europaweit ausgeschrieben. Es gelten anderen (im Regelfall höhere) Standards und Bieter erhalten mehr Rechtssicherheit, zum Beispiel durch klar definierte Rügemöglichkeiten.
Öffentliche Ausschreibungen setzen sich darüber hinaus aus sogenannten Eignungkriterien und Wertungskriterien zusammen. Um eine öffentliche Ausschreibung erfolgreich abschließen zu können sollten Sie sich intensiv mit den Kriterien der jeweils vorliegenden öffentlichen Ausschreibung beschäftigen und den jeweiligen Unterschied kennen und beachten.
Die Eignungskriterien von öffentlichen Ausschreibungen sind die erste Hürde, an der Unternehmen in einem frühen Stadium scheitern können. Hier wird z. B. ein bestimmter Mindestumsatz abgefragt. Es können aber auch Referenznachweise oder bestimmte Zertifikate sein, die gefordert sind. Sind diese nicht erfüllt bzw. vorhanden, ist das oft bereits ein KO-Kriterium, denn hier geht es ja um die grundsätzliche Eignung des Unternehmens, überhaupt an der Ausschreibung teilzunehmen. Und erst wenn diese Hürde genommen ist, geht es an die eigentliche Preisprüfung und Wertung des Angebots.
Im Vergabeverfahren wird seitens des Öffentlichen Auftraggeber zudem transparent dargestellt, wie die Wertungskriterien gewichtet sind, z.B. der Preis 30% und die qualitativen Bewertungskriterien 70%. Diese Rahmenbedingungen der öffentlichen Ausschreibung sind in der sogenannten Bewertungsmatrix zusammengefasst. Unternehmen sollten sie nicht nur zur Kenntnis nehmen, sondern ihre Unterlagen und Konzepte passend darauf aufbauen bzw. darauf abstimmen. Unternehmen, die an einer öffentlichen Ausschreibung teilnehmen, sollten sich zudem auf diejenigen Anforderungen fokussieren, die die meisten Punkte erzielen und ebenso die Konzepte und Unterlagen danach aufbauen.
Um das Thema öffentliche Ausschreibungen künftig wie ein Profi anzugehen, empfehlen wir Ihnen das Fachbuch „Öffentliche Ausschreibungen gewinnen“, das Sie in jeder Buchhandlung und natürlich auch online erhalten.
Neben den Bewertungskriterien der öffentlichen Ausschreibungen sind die definierten Fristen der öffentlichen Ausschreibung vielfach ein weiterer Stolperstein. Im Rahmen der Bieter-Fragefrist haben Unternehmen die Gelegenheit, wichtige Details zu erfragen, die für die eigene korrekte Aufwandsabschätzung benötigt werden. Nach dieser Frist werden vielfach keine weiteren Fragen beantwortet. (Aber natürlich gibt es auch hier unter bestimmten Bedingungen Ausnahmen, die Profis für ihre Zwecke nutzen.) Die Abgabefrist der öffentlichen Ausschreibung ist ebenso klar definiert. Trotzdem kommt es häufig zu zeitlichen Engpässen, wenn ein Ausschreibungsprojekt im Unternehmen auf die Abgabefrist zusteuert. Dies lässt sich mit einer guten Projektplanung und Begleitung verhindern, wie wir an anderer Stelle in diesem Blog bereits ausführlich erläutert haben.
Leider ist dieser Inhalt aufgrund Ihrer gewählten Datenschutzeinstellungen deaktiviert. Passen Sie Ihre Einstellungen Ich stehe Ihnen jederziet auch gerne persönlich zur Verfügung. Über den Button können Sie ein erstes Kennenlerngespräch mit mir vereinbaren.
Herzlichst,
Ihr Patrick Hofstadt
Tags: Angebote gewinnen, Ausschreibungen, Ausschreibungen gewinnen, Bid Management, Öffentliche Hand, Proposal Management, Public Sector, VErgabemanagement, Vergaben, Vergabeverfahren, IT-Angebote
