Meetings sind unverzichtbar – und seit Corona ist die Anzahl der Meetings in deutschen Unternehmen förmlich explodiert. Wie kann man angesichts dieser Flut von Gesprächen, Abstimmungen und Diskussionen a) den Überblick behalten und b) überhaupt noch etwas Produktives schaffen? Wie sorgt man dafür, dass die wichtigen Informationen nicht verloren gehen und Entscheidungen umgesetzt werden? Genau hier setzt die Kunst des professionellen Protokollierens an.
Klarheit & Struktur: Die Basis für jedes erfolgreiche Protokoll
Angesichts knapper Zeitpläne und eines Arbeitsmarktes, der es einem nicht leicht macht, ausreichend Personal zu finden, ist Zeit ein rares Gut. Informationen in Meetings müssen daher auf den Punkt gebracht werden. Ein Protokoll, das sowohl Klarheit als auch Struktur aufweist, erleichtert das Nachschlagen und Handeln. Nutze dabei chronologische und thematische Gliederungen. Sie erlauben es, sich schnell zu orientieren und den Kontext von Entscheidungen zu verstehen. Vermeide überflüssige Informationen und konzentriere Dich auf das Wesentliche. Ein gut strukturiertes Protokoll ist wie ein Kompass, der den Weg durch den Informationsdschungel weist.
Der Charme handschriftlicher Notizen
Die Digitalisierung hat viele Prozesse revolutioniert, aber es gibt immer noch einen Platz für das Handschriftliche. Wenn Du mit der Hand schreibst, intensivierst Du den Prozess, was das Verständnis fördert. Wie schon mein Physiklehrer in der Schule zu sagen pflegte: „Aus der Hand – in den Verstand!“ Zudem erlaubt die handschriftliche Mitschrift eine individuelle Gestaltung. Es gibt keine festgelegten Grenzen, wodurch Du spontan Skizzen erstellen oder Wichtiges unterstreichen kannst. Auch emotionale Aspekte oder Stimmungen können handschriftlich besser festgehalten werden. Schließlich hat die Handschrift auch eine emotionale Komponente, die oft unterschätzt wird, sie verleiht dem Geschriebenen eine persönliche Note.
Visualisierung: Bilder sagen mehr als tausend Worte
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. In der heutigen Zeit, in der wir ständig mit Informationen bombardiert werden, sind visuelle Hilfsmittel unerlässlich – und mit der Hand vielfach noch schneller als per KI zu erstellen. Farbliche Markierungen, Diagramme oder Pfeile helfen, komplexe Sachverhalte zu vereinfachen. Sie erlauben es dem Betrachter, schnell die Kernaussagen oder Prioritäten zu erfassen. Zudem fördern sie das Gedächtnis und können bei der späteren Erinnerung helfen. Denke daran: Ein gut visualisiertes Protokoll kann den Unterschied zwischen Verständnis und Verwirrung ausmachen.
Fokus halten: Der Schlüssel zu einem effektiven Protokoll
In der Hitze der Diskussion kann es leicht passieren, dass das Gespräch vom ursprünglichen Thema abkommt. Als Protokollant:in ist es Deine Aufgabe, aufmerksam zu bleiben. Wenn Du merkst, dass das Gespräch in eine nicht relevante Richtung driftet, ist es wichtig, dies zu thematisieren. Ein einfacher Einwurf kann schon ausreichen, um das Meeting wieder auf Kurs zu bringen. Dies schützt nicht nur Dein Protokoll vor irrelevanter Information, sondern stellt auch sicher, dass die Zeit aller Anwesenden effizient genutzt wird.
Eine strukturierte Reinschrift sichert die Produktivität
Um nach dem Meeting ins Handeln zu kommen, braucht es zudem eine strukturierte Reinschrift des Protokolls. Dies sollte nach Gliederungspunkten oder chronologisch aufgebaut sein. Eine direkte Markierung von ToDos beschleunigt das Ableiten der ToDo-Liste für die Nachbereitung.
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